一、技术方面

1.自动语音应答（IVR）技术的运用

自动语音应答技术，即IVR，可以帮助企业从客户的第一声“喂”开始，分辨出电话的目的和需求，实现电话指向不同部门或人员，自动播报企业宣传语，简化人工转接步骤，缩短客户等待时间，提高转接成功率和客户满意度。对于一些常见问题，比如客户投诉、订单查询、产品介绍等，可以通过IVR主动发问并为客户提供相关答案，也大大避免了客户就同一个问题重复转接的尴尬。

2.客户关系管理系统（CRM）技术的运用

现代企业普遍采用的CRM系统，可以记录客户电话来电时间、目的、处理人员、处理结果等信息，并与企业其他系统进行数据联动分析，更好地把握客户需求，个性化服务。在处理400电话时，通过CRM系统可以实现各种数据查询、分析和报表制作，从而进行服务质量的评估和提升。

3.电话录音转写技术的运用

电话录音转写技术，可以实现对电话内容的自动录音和文字转写，从而可以对重点问题或有争议的电话对话进行查证和评估。这种技术可以完全记录电话沟通的内容，以备后续对客户投诉或纠纷处理等任务需要。另外，对于一些客户的留言或建议，如长时间听不清客户想说的具体内容甚至听不懂客户的口音，可以通过电话录音转写技术，快速准确地记录下来，以便后续处理。

二、人员方面

1.专业的电话接待人员

专业的电话接待人员，是实现400电话优质服务的关键。他们需要经过专业的技能培训、服务理念教育和操作流程熟悉的培训，掌握正确的概念和策略，用尽可能平和、温暖、亲切的口音与客户交流，既能快速判断客户需求，又能够耐心、细致、全面地回答客户问题，让客户满意地结束通话。此外，电话接待人员的素质、态度、语言表达能力和知识技能等方面也需要得到提升和培养，以配合企业的服务战略和客户需求。

2.灵活的工作岗位制度

针对企业自身特点和服务需求，可以灵活地制定电话接待岗位制度，将不同领域的问题分类处理，做到有人专门负责相关业务部门的电话接待工作。比如，针对技术问题，可以专门设置技术支持岗位，针对销售问题，可以设置销售咨询岗位等。这样做不仅能够提高效率，而且也能够给客户提供专业的服务。

三、流程方面

1.合理的受理流程

企业需要制定一套完善的400电话接听流程，包括客户登记、快速的核实、指派问题、电话记录记录等环节，每个环节都需要进行规范的操作和文档记录，确保处理过程中整齐、有序、高效。同时，为了提高客户体验，还需要制定相应的电话接听准则，对电话流程和语言表述进行标准化，以统一个人习惯和口音的不同。

2.快速的反馈机制

另外，为了满足客户对服务的需求，企业需要建立快速反馈回访机制，设置客户投诉渠道。处理完所有的咨询，接听员需要将处理结果及时通过电话或短信等形式告知客户，并检查是否有后续服务需求。针对客户投诉和建议，需要设置专门的处理团队和不同的投诉渠道，及时准确地处理客户的意见和建议，并对客户进行回访，调查工作质量，从而提高客户满意度。

总之，对于企业来说，如何有效地受理400电话，提高处理效率，满足客户需求，是企业长远发展的关键因素之一。只有利用现代技术、提高接听人员的素质和优化流程，才能够让企业在激烈的市场竞争中，获得更多的客户信任和市场份额，保持企业的长久发展。