一、400电话的功能

1.接收来电与转移

400电话起初是作为客服的一种联系渠道而被企业采用，因此它最基本的功能就是接收来电。这些来电可能是客户对企业产品与服务的询问，也可能是客户的投诉与建议。当然，在企业组织起更为成熟的客户服务团队之前，这些400电话的接听也成为了一个重要的“客服工作”。

许多时候，为了提高响应效率，企业同样会将客服电话转移给其他同事或部门。这种转移方式不仅能够增强企业的服务质量（因为不同部门有不同的专业性），也能够减轻每个员工的负担，避免因耗时较长的服务而耽误应答其它电话。

如果企业所配置的400电话提供的是双向转接功能，那么接听400电话的员工除了能够将电话转移给其他人员或部门外，也可以选择将电话转移到其他公司的电话联系人。这样，在一些特殊情况下（如在客户端移动太快，不方便接听），员工就将其转接到客户能够及时接听的人或组织中，从而满足了客户，同时也增强了企业的服务形象。

2.语音菜单与自动应答

自动应答功能是400电话的另一个强悍武器。它虽然不能代替企业的客服人员，但同样能够方便地回答一些与企业相关的常见问题。有许多企业为自己的400电话配置了语音菜单，从而使客户能够通过按键的方式获取到与企业相关的信息，如公司概况、产品介绍、售后服务等。

与自动应答相比，语音菜单则具备更为灵活的定制性。这种菜单可以根据客户的需求和企业的实际情况定制，因此能为客户提供更贴合企业需求的信息。很多时候，企业也会选择将语音菜单与自动应答功能配合使用，从而最大化地发挥400电话的特色服务。

3.回拨与短信提醒

除了在特定条件下提供转接功能外，400电话还可以提供回拨服务。这种回拨服务的原理是：当客户拨打企业的400电话后，如果没有人接听或是接通时间较长，系统就会根据客户设定的时间，主动回拨客户，从而及时建立联系。这种方法能有效避免由于接连拨打而浪费时间的情况，也提高了客户对企业的信任感。

在一些客户为关注短信提醒的需求企业也会给职员配置一个短信响应模块，当客户留下手机号码，系统自动回复企业的短信给该客户，以达到通知的目的。这种方式简单快捷，也是企业实现客户留存的重要方法之一。

二、400电话的优点

1.减轻沟通成本

相比于其他的联系渠道（如邮件、社交网络、传真等），400电话定位明确，沟通的效率和效果自然会更为出色。因此，在面对一些对讲解或沟通有着较高要求的客户时，400电话常常是企业最实用的联系方式。此外，拥有一条400电话线路，企业的沟通成本无疑也会降低，这样就有了更多的资金和资源用于提升销售经营。

2.提升服务品质

400电话除了具备以上所提到的特色功能之外，还能够为客户提供24小时不间断的服务。这使得企业得以在短时间内解决客户的问题，避免了一般工作时间外客户的重要客户丢失。同时，通过400电话与客户直接交流，企业也可以更直接地了解客户所关注的问题，这种直观性对于企业的服务品质提升能起到重要的作用。

3.增强企业形象

相对于普通的电话号码来说，400电话显得格外专业。这种专业性无疑会给客户带来一个良好的第一印象，使得客户更愿意相信企业品牌的能力。除此之外，如果企业能够通过400电话提供专业性的服务，则也能够在客户中留下一个优秀的口碑。

三、结语

作为企业的一条直观性服务渠道，400电话的重要性不言自明。在操作上，400电话虽然并不复杂，但在中小企业的管理上却有着重要的作用。因此，在企业对待400电话的使用上，应该珍视并充分发挥其作用，才能使其显示出完整的服务成果。