一、什么是400电话

400电话是指以“400”开头的电话号码，这类电话号码不同于传统的本地电话，而是在全国范围内通用。以前，许多企业在办公室内使用了区域性电话号码，但这种方式存在诸多不便，比如不能覆盖全国范围内的客户，无法进行统一管理，容易造成混乱等。而以“400”开头的电话号码只需要缴纳一定的维护费用，就可以在全国范围内使用，不仅便于客户联系，也大大减轻了企业的管理工作。

二、400电话的优点

1.提高客户满意度

与传统区域性电话相比，400电话的服务覆盖范围更广，客户可以在任意时间、任意位置拨打电话进行咨询，无须担心话费问题。同时，400电话也提供了更加完善的客户服务体系，比如按键菜单、语音留言、来电显示等所有功能，这些功能都让客户们更加方便快捷地联系企业，有效地提高了客户满意度。

2.提高企业形象

相比于机器人客服或者传统的人工客服，在内部使用了400电话后，号码随处可见，给客户留下的印象也会更好。这样，当客户需要联系企业时，可以更快地与客户建立信任，并形成一个更亲密的联系。

3.实现精细化管理

400电话平台提供了各种关于咨询、售后等业务反馈的数据库系统，可以提高企业对客户反馈信息的分析水平与管理水平。这样，可以更加深入了解客户需求，从而不断优化服务。

4.提高工作效率

使用400电话后，企业的呼入量会明显增加，而这意味着客服人员的负荷也会增加。但是，400电话平台的来电路由、日程安排等功能，可以大大提高客服人员的工作效率。例如：针对某些客户历史咨询信息，系统可以对客服人员进行提示和建议。这种精细化的服务和管理方式，可以有效地提高客服人员的工作效率。

三、400电话开通步骤

1.申请号码

用户需要首先向电信运营商申请带有“400”开头的电话号码，并顺带申请使用电话通路，以保证电话的畅通。

2.选择400电话平台

针对不同企业的不同需求，市面上出现了各种不同的400电话平台，这些平台提供了许多覆盖及其他功能，企业可以根据自身的需求进行选择。

3.合理规划

在开通400电话之前，企业必须要对所需要的400号码进行规划。这包括：不同号码用途的分类；号码的分机安排；客户信息和通讯录的建立等方面。比如，有些企业的两个号码可能用于不同的业务部门，所以应该建立一个简单的号码识别系统。

4.400电话平台部署

部署400电话平台是非常重要的一步，它需要考虑到企业的规模、所需要的功能等方面。部署400电话平台的过程中，需要实现对功用、安全性、质量等方面的有效管控，确保系统的安全性和稳定性。

四、400电话的使用技巧

1.客户满意度的提高

在提升客户满意度方面，通常需要注意以下几个方面：

（1）给客户留下深刻印象。在拨打400电话时，最好采用及时接听、专业服务的方式，这样可以给客户留下深刻的印象。

（2）尽快回复问题。在客户留下疑问或建议时，应该尽快给出解答，避免让客户等待过久。

（3）提供客户支持。如果客户对服务不满意，或者对技术服务有疑问，企业应该在第一时间内提供支持，这是提高客户满意度的重要手段。

2.400电话服务的优化

为了更好地开展400电话服务，企业需要优化服务、缩短处理时间。优化400电话服务可以通过以下几个方面来实现：

（1）确保400电话等待时间不过长。对于重要的电话，应该增加人力投入，以降低400电话等待时间。

（2）态度亲善且专业。使用400电话进行业务咨询的客户，通常都希望得到合适的建议和专业的回答。因此，企业应该培养专业、高水平的客服人员，增强他们的业务和心理素质，以保证客户的满意度。

（3）TAT（turnaround time）操作。即对客户的咨询和投诉进行有效的反馈，并在一定时间内给出方案，提高客户满意度。

（4）及时处理电话留言。一些客户在拨打400电话时，因为各种原因无法接通。为了提高客户满意度，企业应该及时处理电话留言，回复客户咨询，避免让客户等待时间过长。

五、 400电话的使用场景

1. 客户服务

对于客户服务来说，400电话无疑是非常方便的。每个人都可以很容易的直接接入每天24小时的电话服务，这有效提高了客户满意度，服务品质也得以提高。

2. 新业务开发

对于新业务来说，400电话也是非常重要的。比如新产品的推广，新业务的咨询等，都可以通过400电话来接收客户请求，快速获取客户反馈，从而为企业及时进行相关的调整或优化，增强竞争力。

3. 售后服务

客户的售后服务也是企业的重要一环，通过400电话平台，可以通过文字、语音等方式快速处理客户的请求，回复客户的问题，解决客户的疑问和不满意之处，提升售后服务的品质。

4. 企业内部管理

400电话平台不仅可以帮助企业提高客户满意度和工作效率，还可以帮助企业进行内部管理。企业可以通过400电话管理平台，进行管理，全面掌握呼入信息、投诉信息、受理信息等，从而优化内部流程，提高管理水平。

总结：

400电话作为一种全新的服务和管理方式，已经成为越来越多企业的选择。通过400电话平台，企业可以获得稳定、高效、便捷、快速的客户服务和内部管理体系，此外也能提高企业市场价值和形象，促进企业的转型和创新发展。但是，应该注意牢记客户第一的原则，让服务贴近客户需求和心理，更好地解决客户的问题。